Procedimentos Administrativos

Modelos de documentos do Instituto de Química - UFRJ

Programa de Gestão de Desempenho no Instituto de Química

Procedimentos administrativos no Instituto de Química

Assuntos da Seção de Patrimônio

Agente Patrimonial: Bárbara Marini
Email: patrimônio@iq.ufrj.br

O agente patrimonial é incumbido de supervisionar o trabalho da comissão local de inventário. Além de acompanhar este trabalho, cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua Unidade, compreendendo o contato com a DGP para tratar de desfazimento de bens, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na Unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade do IQ etc.

Os trabalhos desenvolvidos pelo agente são abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da Unidade, dentre elas o Desfazimento de Bens Móveis Patrimoniados.

Desfazimento de Bens Móveis Patrimoniados

O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis.

Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:

A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima.
O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.

Documentos:

Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.

Desfazimento de Bens Móveis Patrimoniados por Fundações de Apoio (COPPETEC)

1º passo: o interessado/responsável pelo bem deve preencher conforme modelo a seguir o ofício requisitando a baixa do(s) Bem(ns) e encaminhá-lo para o Setor de Patrimônio (patrimonio@coppetec.ufrj.br), a fim de que o agente patrimonial possa verificar e validar os dados;

2º Passo: é o agendamento da retirada do(s) Bem(ns), o qual só deve ser realizado após a conclusão do 1^o passo;

O agendamento pode ser feito por abertura de chamado no sistema CISI (https://www.cisi.coppe.ufrj.br/index.php/sistemas-adc/) ou por mensagem de e-mail enviada para Edmilson, da COPPE (edmilson@adc.coppe.ufrj.br) ;

3º Passo: concluída a etapa de agendamento, entrar em contato com o Setor de Patrimônio para que seu representante compareça ao local no dia e hora marcados para receber os bens.

Todo material descartado será conferido e validado conforme dados constantes no ofício, pelo Setor de Patrimônio.

Obs: solicitamos que o Setor de Patrimônio da COPPETEC seja avisado com 48h de antecedência (sobre o dia e hora marcados para descarte) e que o bem permaneça na sala/laboratório até o momento da coleta.

Documentos:

Modelo de Ofício

Desfazimento de Bens Móveis NÃO Patrimoniados

O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis, pois a mesma classificação se aplica a bens não patrimoniados, segundo a PR6.

Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:

A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis não patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima;
O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.

Documentos:

Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.

Tombamento de Bens Móveis Permanentes Adquiridos pela UFRJ

Bens Móveis adquiridos com verba de orçamento participativo e PROAP – acesse aqui o fluxograma

Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 16, de 06 de julho de 2022 – Estabelece as atividades necessárias ao tombamento de bens móveis adquiridos pela UFRJ.

Tombamento de Bens Móveis Permanentes provenientes de Doação de outros Órgãos Públicos, Agências de Fomento e Fundações de Apoio (COPPETEC, FAPERJ, etc)

Documentos:

Autorização de Saída de Bem Móvel

– Formulário de Autorização de Saída

Procedimento:

1- O solicitante preenche os campos necessários e encaminha o formulário assinado para a Secretaria da Direção;

Observações:

a) O envio do formulário deve ser realizado com no mínimo 2 (dois) dias úteis de antecedência em relação a data da saída;

b) O envio do formulário pode ser realizado por e-mail, desde que devidamente assinado pelo solicitante e com cópia simultânea para rachelmelo@iq.ufrj.br e andreferreira@iq.ufrj.br;

c) No caso de retirada de bens móveis pessoais, este fato deve ser descrito no campo “Motivo da Saída do(s) item(ns)”. Não é necessário preencher os campos “Patrimônio” e “Endereço completo do local para o qual o item será encaminhado”;

d) O campo “Informações da pessoa que retirará o(s) item(ns) do Bloco A do CT” deve estar preenchido mesmo que a pessoa que realizará a retirada do item seja o solicitante.

e) Somente serão atendidas as solicitações de retirada de bens de locais os quais o responsáveis encaminharam em 2021 a listagens dos bens patrimoniados (Levantamento Patrimonial 2021).

2- Após a assinatura da Direção do IQ, o solicitante será informado da disponibilidade para retirada do documento (no caso de encaminhamento de via física) ou receberá o formulário assinado, por e-mail (no caso de solicitação feita por e-mail).

3– Quando ocorrer o retorno do item, o solicitante deverá encaminhar para a Secretaria da Direção a segunda página do formulário, devidamente preenchida e assinado.

Transferência Interna de Bens Móveis

Transferência interna de Bens Móveis entre Unidades no âmbito da UFRJ:
O interessado/requisitante (Diretor, Decano ou autoridade máxima de outras unidades da UFRJ) deve enviar mensagem de e-mail para diretoria@iq.ufrj.br solicitando a Transferência Interna de Bens Móveis Permanentes conforme o Fluxograma abaixo. Na mensagem de e-mail deverá constar o ofício a seguir devidamente preenchido.
No caso de dúvida quanto ao preenchimento do formulário, autuação de processo, etc. consultar: Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 17, de 06 de julho de 2022 – Estabelece as atividades necessárias para transferências internas de bens móveis entre unidades no âmbito da UFRJ.*

Documento:

Modelo de Ofício (transferência de bens móveis para outras Unidades)

Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.

Modelo de Ofício (Transferência de bens móveis no âmbito do IQ)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis por mudança de chefia/coordenação)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis devido à aposentadoria)
* Procedimento transferência interna de bens móveis patrimoniados para solicitação de aposentadoria

*O procedimento para transferência de bens no âmbito do IQ é análogo ao da IN PR6/UFRJ nº 17/22, conforme orientação da Pró-reitoria de Gestão e Governança da UFRJ. Assim sendo, o requerente deve preencher e assinar o ofício correspondente e encaminhar para a Direção do Instituto de Química.

Instruções Normativas para Empréstimo e Recebimento de Bens Móveis Permanentes

Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 13, de 01 de julho de 2022 – Estabelece requisitos e procedimentos necessários para o empréstimo de bens móveis permanentes de propriedade da UFRJ a terceiros, ou para o recebimento de bens de terceiros pela UFRJ, em regime de comodato.

Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 15, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades necessárias ao recebimento de bens móveis permanentes provenientes de doação de outros órgãos públicos, agências de fomento, fundações de apoio, pessoas físicas ou pessoas jurídicas de direito privado.

* Fonte: site da PR-6/UFRJ

Assuntos da Seção Financeira

Chefe da Seção Financeira: Miriam Kelly Allavarce Medina
Email: miriam@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7103

O Setor Financeiro tem como atribuições o acompanhamento da execução das despesas orçamentária, financeira e patrimonial, a gestão de custos e a utilização de regimes contábeis, a programação financeira, a gestão do orçamento participativo e dos recursos externos recebidos, via Fundações, pelo Instituto de Química.

Orçamento Participativo:

Planejamento das demandas anuais, controle financeiro interno e avaliação das áreas solicitantes;
Responsável na Comissão CPACC pela organização das requisições de compras da administração e departamentos da unidade;
Preenchimento da planilha de demandas do CCMN referente as solicitações da unidade;
Controle do Limite do Recursos por natureza de despesas;
Encaminhamento das análises de proposta aos solicitantes.

Orçamento Extraordinário – Recursos provenientes da Fundação COPPETEC:

Assistir à direção na gestão do fluxo financeiro do Taca;
Elaborar Termo referências, justificativas técnicas e relatórios financeiros;
Realizar o controle de ordenação financeiras;
Executar o pagamento de todas e qualquer despesa previamente autorizada;
Administrar o fluxo de caixa dos fundos das contas dos projetos;
Gerir as contas dos Fundos Taca dos departamentos do IQ.
Acompanhar a execução dos contratos de fornecedores.
Cadastramento de ordenação de despesas / Reembolsos
Cadastramento de Solicitação de contratações e aquisições.

Recursos da Fundação FUJB :

Assistir à Labeim na gestão do fluxo financeiro do Apostila avulso;
Elaborar ofícios de encaminhamento; orientar na elaboração Termo referências, justificativas técnicas;
Encaminhar documentos para contratação e aquisção;
Encaminhar nota fiscais atestadas;

Orientações para compra ou contratação serviços via Fundações.

Envio de 3 (três) propostas, justificativa técnica e termo de referência elaborados.
Documentos seguirão para análise do custo das propostas e autorização dos Coordenadores.
Após aprovação, o Setor Financeiro encaminhará documentos assinados via COPPETEC online.

Documentos utilizados pelo Setor Financeiro para realização das demandas acima mencionadas:

Assuntos da Seção de Pessoal

Assuntos da Seção de Transporte

Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Empresa terceirizada pelo IQ

Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Demais Empresas

Solicitação de e-mail institucional

Utilização do SEI

Assuntos sobre Produtos Controlados no IQ

Assuntos sobre Coleta de Resíduos Químicos de Laboratórios do IQ

Responsável – Ricardo Bezerra Coelho

Email: rcoelho@iq.ufrj.br

Telefone: 3938-7444

A CRPG-IQ tem como uma de suas responsabilidades coordenar a coleta anual de resíduos químicos perigosos (NBR 10.004/2004) ou não, gerados nos laboratórios localizados nos seus 5 Departamentos (Bloco A do CT) e nos demais setores (Lab. Bioetanol, Polo de Xistoquímica e LADETEC) junto à empresa contratada pela PR6/UFRJ especializada na embalagem, remoção, transporte e tratamento de resíduos químicos dos laboratórios de diversas Unidades da UFRJ para fins de proceder à adequada destinação final em acordo com a legislação vigente no país. Além disso a CRPG-IQ subsidia a Direção com informações extremamente relevantes no controle de Produtos Controlados pela PF e o Ministério do Exército.

O interessado no descarte deve ficar atento a data agendada junto à Empresa pelo presidente da comissão, a qual é divulgada, via Informes do IQ, uma semana antes da coleta anual.

Em caso de descarte de Resíduos originados de Reagentes controlados pela PF e Ministério do Exército, o interessado deve preencher e encaminhar o Termo para o e-mail do presidente da CRGP-IQ, com cópia para a caixa de mensagem produtosquimicos@iq.ufrj.br, ou procurar esclarecimentos com um dos membros da CRPG-IQ do seu Departamento/Setor.

Ressaltamos que todo o material laboratorial a ser descartado na coleta anual de resíduos perigosos deve permanecer armazenado/estocado dentro do laboratório do interessado, até a data a ser divulgada pelo presidente da CRP-IQ.

Caso se faça extremamente necessário o descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis, favor seguir as orientações disponíveis no documento segregação/descarte de recipientes e dar ciência ao servidor supracitado.

Em caso de dúvidas de como é realizado o descarte de vidro/embalagens, verificar as orientações sobre este assunto a seguir.

Portaria
Portaria de retificação
Contrato PR6/UFRJ: Pregão Eletrônico (PE) nº 05/2023 – Processo SEI: 23079.201179/2021-45C
Cronograma de Coleta: divulgação anual via Informes IQ
Orientações de descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis
Orientações sobre a coleta de resíduos químicos
Termo de Responsabilidade “Descarte de Resíduos Perigosos” (Em atualização)
Lei 12.305, de 2 de agosto de 2010, que institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos – acesse aqui
Dados da coleta de Resíduos no IQ nos últimos anos (quantidade/tipo de resíduo coletado)

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